sábado, 2 de abril de 2011

TABLA DINAMICA

Introduccion:

En este tema veremos los que son las tablas dinamicas esta es una herramienta mas de Excel que nos servira para  la estructurar datos que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes. Es importante que sepan utilizar esta herramienta ya que nos facilita la resolucion de datos en una forma que se entienda. 

Definicion:

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen.

Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. 
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. 
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).


Menú de Tabla dinámica

 
Ejemplo de una tabla dinamica:
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.





Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de tablas
 y gráficos dinámicos

Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.


asistente tablas dinámicas 1


En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica

En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica.
Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras. 

asistente tablas dinámicas 2

asistente tablas 3

En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva.

Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. 

            asistente tablas - diseño


En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda.
Por ejemplo podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
- En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos.
- En el campo Columna arrastramos MES.
- Y en Datos arrastramos IMPORTE

Nos quedaría una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

asistente tablas - diseño 2


Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. 





Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica:

                               


(La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de Herramientas.
En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón para darle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema..

También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica que nos permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrándo el campo sobre la zona deseada.

De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera de la tabla.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de la barra Tabla dinámica.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:









datosOtra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. 
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. 

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinamica:


Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

campo de la tablaPara hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. 

También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la barra Tabla dinámica.

Tablas dinámicas entres dimensiones:

Crear una tabla en tres dimensiones no es más que añadir un campo más a la tabla de origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen.

Por ejemplo, para continuar con nuestra simulación añadiremos un campo más de "Semana" y ahora podremos organizar por mes y semana.

Para crear la tabla dinámica en tres dimensiones procederíamos del mismo modo que hemos visto anteriormente, es decir:
- Accedemos a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.

- Selecionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana. (Puede que nos pregunte si queremos utilizar los datos de la anterior tabla dinámica, contestamos que NO).

- Y en la estructura de la tabla la única diferencia es utilar el campo Página para la tercera dimensión.
Por ejemplo si colocamos en Página el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos los resultados de un mes en cada página.

Tutorial de Tabla Dinamica:


Reflexion:

"Excel cuenta con una gran infinidad de herramientas que se utilizan de acuerdo a nuestras necesidades; Las tablas dinamicas son muy útiles para estructurar datos que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes de una manera rapida y llamtiva y ordenar los datos de acuerdo a tus necesidades de trabajo este tipo de herraminta es fundamental aprendersela y practicarla diariamente para asi ya dominar esta herramienta"
Conclusion: 

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